HR-digitalisering måste inte vara skrämmande eller svårt – här är expertens bästa tips

Digitalisering kan vara ett stort steg för HR-chefer. Med sin podcast HR-digitaliseringspodden och i rollen som konsult och inspiratör utbildar och inspirerar Anna Carlsson HR-chefer att våga ta steget och omfamna digitaliseringen fullt ut. Här delar hon med sig av sina kunskaper och ger sina främsta råd till dig som skulle vilja digitalisera organisationen och anamma ny teknologi såsom AI, men inte riktigt vet hur.

I sin vardag möter Anna Carlsson ofta människor inom HR som valt yrket på grund av ett intresse för människor, ledarskap och organisationsfrågor. Det är sällan det funnits samma intresse, förståelse eller drivkraft för att omfamna ny teknik, vilket kan göra digitaliseringsresan på företaget till en uppförsbacke. Som konsult och inspiratör och genom sin podcast HR-digitaliseringspodden vill hon sänka trösklarna till att använda ny teknik.

– Jag har jobbat i IT-branschen hela mitt liv, från försäljning- och konsultroller till ledarroller. Under min karriär har jag konstant funderat kring hur tekniklösningar kan appliceras för att underlätta inom verksamheter, där jag särskilt intresserat mig för AI, maskininlärning och analysverktyg.

De senaste tio åren har Anna fokuserat på lösningar för HR, genom att skapa sig en förståelse för vilka utmaningar som finns och hur tekniken kan utveckla organisationer och dess ledare. 

– Sedan fyra år tillbaka arbetar jag helt fristående från andra leverantörer, som konsult och inspiratör med just det här fokusområdet. För tre år sedan startade jag HR-digitaliseringspodden för att vidare nå ut med budskapet om vad som faktiskt går att göra på området. 

Saknar ett innovativt tänk
Podden beskriver hon som en kanal för att dela med sig av sina kunskaper med branschen och visa på digitaliseringens många möjligheter. 

– Jag insåg ganska snabbt att det är svårt att träffa HR i olika former, då personerna ofta har ett fullspäckat schema. Många har ägnat sig åt att skriva böcker för att bidra med kunskap på området, men jag ville hellre prata, bjuda in till intressanta och givande samtal. Därför passade det ljudliga formatet perfekt.

Bland HR-chefer kan det finnas en rädsla för att exponera sin egen okunnighet, och därför är podden ett bra sätt att ta till sig kunskap på sin egen kammare, fortsätter hon. 

– Många HR-chefer har börjat digitalisera i viss mån, och förstått vikten av att använda teknik för att underlätta i det dagliga arbetet, och använder någon form av HR-system. Men ofta saknar man det där innovativa tänket kring teknik, sådant som gör skillnad på riktigt. Dit har vi inte riktigt kommit än. 

Det talas ofta om att alla HR-processer genererar mängder av data varje dag, men det gäller att förstå att datan finns där och vad den kan användas till, menar Anna. 

– Datan genereras inte om man inte har systemen på plats för att samla in den. När vi gör det kan vi samla historisk data både för att analysera den, och också för att förutspå och skapa oss en bild av framtiden, vart företaget är på väg och vad som är nästa steg.

I början av pandemin var det ett stort fokus på digitalisering i form av digitala möten och möjliggörande av distansarbete, för att inte tala om behovet av att säkerställa medarbetarnas välmående.

– Nu befinner vi oss i ett annat läge, där företagen och organisationerna delvis har återvänt till arbetsplatsen. Men vi måste vara beredda på ytterligare förändringar. En ny utmaning är då hur organisationen ska fungera i det “nya normala”, och vilka nya behov hos medarbetarna som uppkommit till följd av pandemin. 

AI och dess många användningsområden
Allt fler ansvarsområden inom HR kan digitaliseras och det finns en rad olika HR-system på marknaden som utvecklas i en snabb takt. Det handlar bland annat om system som samlar personaldata och stöttar medarbetarens resa från hej till hejdå – det vill säga alltifrån rekrytering och onboarding till processer kring performance och lärande, förklarar Anna. 

– Att digitalisera inom detta område handlar sällan om att helt ändra arbetssätt.  Man tar det man gör idag, anpassar det till hur en digital process kan ge fördelar, och flyttar in det i ett nytt och smartare system som då dessutom utnyttjar fördelarna med exempelvis AI.

AI är bra på att se komplexa mönster och hitta “nålen i höstacken”, sådant vi som individer inte kan uppfatta, förklarar Anna. Som exempel tar hon ett område där det har hänt mycket på senare år – nämligen hur företagen ser på och hanterar frågan om kompetens:

– En utmaning för HR-chefer har tidigare varit att förstå och ta reda på vilken kompetens som finns i nuläget och vad som saknas inom företaget. Förr hade man ganska dålig koll på detta, och det är inte så konstigt då det är nästintill omöjligt att hålla sig uppdaterad om medarbetarnas kompetenser med hjälp av gamla system och excelark. 

Numera finns en ny kategori av systemstöd som underlättar inom detta område, så kallade karriärplattformar. Ofta utnyttjar dessa system fördelarna med just AI för att skapa sig en bild av den enskilda individen, berättar Anna.

– AI kan förstå sig på vilken roll medarbetaren har i dagsläget och vilka intressen och styrkor medarbetaren besitter. Därigenom identifieras relevanta utbildningar, nya arbetsroller eller uppgifter. 

Ger helt nya insikter
Insikterna summeras ihop och presenteras på ett lättförståeligt sätt. Med hjälp av AI kan företag därmed hålla ordning på organisationens kompetensnivå, och ta reda på vilka kompetenser som saknas, vilka som behövs i framtiden och hur organisationen kan nå dit.

– Inte bara sparar det enorma mängder tid, det ger dessutom helt nya insikter. Hur ska du som HR-chef annars förstå organisationen? frågar sig Anna.

De flesta system kan nämligen presentera relevanta kurser, föreslå att medarbetaren kan bli mentorerad av en annan kollega eller ge HR-chefer insikter om vilka rekryteringar som behöver göras för att möta kompetensbehoven. Något som kommer att bli allt viktigare i framtiden, fortsätter hon. 

– Det här kommer alltmer att efterfrågas av kandidaterna, inte minst den yngre generationen. Om företag menar allvar med att vilja vara en lärande kunskapsorganisation måste de också se till att vara drivande inom det här. Det handlar om att skapa rätt förutsättningar för att den enskilda medarbetaren ska kunna bli mer självdrivande internt. 

I sin tur innebär detta att HR-chefer behöver vara beredda att sätta upp nya team, bidra till att medarbetarna kan få utvecklas internt, och vara mer flexibla kring vem som ska utföra vilken uppgift – och därtill kunna skruva om längs resans gång.

– Det innebär ett nytt sätt att tänka för alla inblandade. Organisationerna blir mer organiskt flödande, och mindre hierarkiska, säger Anna.

Rådet till HR-chefer: Våga experimentera!
Rekryteringsområdet är ett annat exempel på ett område det händer otroligt mycket inom – och där det går att använda AI på flera sätt:

– Det gör det enklare att identifiera och hitta ny kompetens samt skriva relevanta och lockande annonser som verkligen tilltalar kandidaterna. Det innebär helt nya möjligheter att nå ut till och attrahera kandidaterna. 

Gällande det sistnämnda är gamification en spännande och växande trend inom rekrytering som lånar spelindustrins lite mer lekfyllda inslag, och syftar till att göra det roligare och smidigare för kandidater att lämna en ansökan, berättar Anna.

– Kandidaterna kan “spela sig igenom” ansökningsprocessen, då AI-motorn kan förutse beteenden och hur kandidaterna agerar i vissa moment. Det är däremot ett känsligt område, och företag behöver vara noggranna med vilken leverantör de väljer för att det inte ska bli diskriminerade, tipsar hon.

Slutligen bjuder Anna på sina allra bästa råd till HR-chefen som står inför att digitalisera organisationen och anamma ny teknik, men inte riktigt vilken ände att börja i:

– Våga stå för att du inte kan allt själv och var inte rädd för att misslyckas. Bygg på din egen digitala kompetens och ta dig tiden att lära dig ny teknik, men våga också pröva dig fram och experimentera. Chefer inom HR tror ofta att de måste göra allt på egen hand, men det är okej att ta hjälp av en expert på området. Varför bara ta in resurser när du ska genomföra ett visst projekt? Bjud in en digital coach som kan fungera som en mentor för din verksamhet, skapa sig en förståelse för era behov och ge förslag på passande lösningar. 

Fyll i formuläret för att signa upp till vårt nyhetsbrev:

"*" indicates required fields

Samtycke
För information om hur vi behandlar dina personuppgifter, läs vår integritetspolicy.
This field is for validation purposes and should be left unchanged.

Kontakta oss